論信息系統(tǒng)工程項目的范圍管理 
摘要： 
2014年6月，我參加了浙江省M鎮(zhèn)“公安視頻監(jiān)控系統(tǒng)建設項目”的建設工作，并在項目中擔任總項目經理一職。該項目是為了與M鎮(zhèn)小城市培育和“智慧城市”試點項目相匹配而建設，系統(tǒng)將實現把M鎮(zhèn)外來人口、房產、企業(yè)以及視頻圖像等數據庫相互關聯(lián)等多項功能。本文首先簡要介紹了項目范圍說明書的主要內容和如何依據項目范圍說明書來制定WBS。然后詳細介紹了我們如何對項目實踐中遇到的工作分解結構細化困難、范圍確認中客戶不愿意配合等問題進行了逐一細化，從而使項目于2015年6月底成功驗收上線。目前系統(tǒng)運行良好，受到了客戶的一致好評。 

正文 
浙江省M鎮(zhèn)“公安視頻監(jiān)控系統(tǒng)建設項目”這一大型項目是為了配合M鎮(zhèn)小城市培育試點以及浙江省“智慧城市”項目試點而與2014年6月正式啟動建設的。該項目共投資1100萬元，建設完成后，將把M鎮(zhèn)外來人口、房產、企業(yè)以及視頻圖像等數據庫相互關聯(lián)，使之能夠有效管理外來人口，并實現平安城市的目標。 
該項目共包括三個子項目：即信息化應急指揮中心，基礎數據采集系統(tǒng)，社會化視屏安裝工程。該項目涉及到M鎮(zhèn)的公安，城管，新居民辦等多個部門。同時涉及到網絡布線，軟件開發(fā)，以及機房工程。該項目以信息化應急指揮中心為平臺，以實現數據，視屏圖像的實時調用及錄像回放。協(xié)助政府有效管理外來流動人口，協(xié)助公安部門偵破刑事案件，維護社會治安的穩(wěn)定。 
我有幸得到了客戶和公司領導的信任，成為該項目的項目經理，并主持全面的項目管理工作。項目于2014年6月啟動，客戶要求必須于2015年6月底全面完工并投入使用。 
項目范圍說明書詳細描述了項目的可交付物和產生這些可交付物所必須做的項目工作，是所有項目干系人對項目范圍的共同理解，并說明了項目的主要目標。本項目的范圍書說明書主要包括：項目在一年內建成一個信息化應急指揮中心，一套基礎信息采集系統(tǒng)，以及一項社會化視屏安裝工程。制約因素是需要使用中國移動線路，預算是1100萬。應交付的成果是三個子項目的順利完工，并實現相應的功能。驗收標準是依據國家行業(yè)相關標準。項目的主要風險是M鎮(zhèn)信息化程度較低，需求不明確以及涉及該單位較多，以及該單位人員的不配合等。 
創(chuàng)建工作分解結構就是將項目分解為可管理的具體工作單元，對所有的項目都很重要。制定WBS，應遵循以下幾個步驟：1、識別項目交付物和相關項目工作；2、對WBS進行結構組織并編排；3、將WBS從上向下進行分解；4、為每個部分標識編碼；5、審核WBS的每個部分是否必要和充分。 
該項目是一個專業(yè)性強、涉及面廣、實施復雜、周期長以及項目干系人密合度高的項目，要使項目能夠順利進行，執(zhí)行嚴格的范圍管理是至關重要的。下面我就對該項目的范圍管理過程加以論述。 
一、根據項目的特點，編制項目范圍管理計劃 
范圍管理計劃編制的過程是制定一個項目范圍管理計劃，該計劃規(guī)定了如何對項目范進行定義、如何創(chuàng)建工作分解結構，如何對范圍進行確認與控制等方法論和流程。 
我根據項目的具體情況，把項目部分成三個小組，即社會化視屏工程安裝小組、應急指揮中心建設小組和軟件開發(fā)小組。我們通過以項目初步范圍說明書，項目章程，合同等為依據，并邀請了公司相關領域的專家?guī)椭揽克麄兊呢S富的理論知識和站在全局的高度對項目進行分析。另外還借鑒了公司做過的類似項目，某市公安視頻建設項目的相關文件為模板，編制項目范圍管理計劃。 
范圍管理計劃中包括項目范圍說明，如在“基礎信息采集系統(tǒng)中”，通過網絡工程，軟件開發(fā)以實現房產、企業(yè)、人口三大數據庫的互聯(lián)互通，實現對外來人口來源地，學歷年齡等情況進行有效分析，達到更好管理外來人口的目的；同時，計劃中還包含了如何創(chuàng)建工作分解結構的流程和核準，維持編制好的工作分解結構的步驟和原則；如何確認范圍以及范圍變更請求的批準流程等內容。 
二、創(chuàng)建工作分解結構 
創(chuàng)建工作分解結構就是將整個項目的工作分解為多層易于管理的更小部分。結合項目的特點，通過本公司相關專家的幫助，經過與項目組成員的充分討論，把項目的主要可交付成果作為項目的第一層，如信息化應急指揮中心建設完成，社會化視屏安裝工程的完成。把第一層中的項目具體內容在第二層繼續(xù)分解，在第二層的工作單元又可以在第三層中細分。如把信息化應急指揮中心進行細分，又可以分為綜合布線系統(tǒng)、計算機網絡系統(tǒng)、門禁出入系統(tǒng)、會議系統(tǒng)、機房工程、監(jiān)控系統(tǒng)、辦公家具配套系統(tǒng)。綜合管理系統(tǒng)等。 
通過采用詳細的工作分解結構，可以明確和準確地說明項目范圍，并清除地定義了項目邊界；可以為每個獨立的工作包分配責任人員，明確他們的工作職責。還可以根據每個獨立的工作包進行進度、費用、人力資源的估算，極大的提高了估算的準確度。 
三，與客戶進行有效的共同，進行范圍確認 
范圍確認是項目干系人正式接受已完成的項目交付物。范圍確認是一件很困難的事情，因為該鎮(zhèn)的信息化建設落后，對信息化建設內容并不明確。而作為承建方自然希望客戶盡快確認，以便開展后續(xù)工作。我們通過和客戶進行很好的溝通，尤其是鎮(zhèn)主要領導，同時為了讓客戶明確項目的范圍，我們請了市公安局信息處的相關專家進行講解，打消客戶的疑慮，同時告訴客戶確認的范圍并不是鐵板一塊，不能再修改。只是無論現在還是將來變更項目的范圍都會引起項目的時間、進度和成本的變化。 
例如客戶在某次范圍確認時，客戶提出把信息化應急指揮中心的地板改成防靜電形式。因為在確認范圍時，指揮中心的地板已經建設完成，如果改成防靜電地板，必須把原來裝修地板重新鋪設。在和客戶溝通后，告訴客戶重新鋪設地板會造成成本增加以及時間延長，必將影響項目的驗收?？蛻糇罱K同意維持目前狀況，地板改造可以在二期工程中完成。 
我們每個周末將項目的績效報告、每個月末將項目的績效進展報告及項目的預測分析報告，準時發(fā)送到客戶手里，讓他們隨時掌握項目的進展、費用情況。我們還借ppt演示，告訴項目的時間進度安排，并在時間線上注明每個階段和項目完成的關系。如果項目范圍需要立即確認，我們就在提交的文件上注明需要在多少個工作日內回復，只有這樣我們才可以盡快開展后續(xù)工作。 
在該鎮(zhèn)領導的關懷下，在我公司高層領導的支持下，我和我的團隊經過一年的并肩作戰(zhàn)，終于在2015年6月底按期完成了該項目，順利通過了驗收，并獲得了各方的好評。但是回顧該項目的范圍管理過程，我仍發(fā)現以下一些不足。 
1）對項目的分解結構中個別單元沒有進行驗收標準的明確量化，導致在項目驗收時，我們和客戶對工作單元的認識存在偏差，造成驗收工作的相對被動。 
2）在創(chuàng)建工作分解結構時，雖然有專家?guī)椭?，但效率還是不盡人意，主要是采取的工具比較原始。將來可以考慮使用專業(yè)的項目管理軟件，如microsoft Project2007等。 
作為項目經理，在該項目的開發(fā)、實施過程中，我們得到了很多寶貴的經驗和教訓，我應該對這些經驗教訓進行很好的總結，力求做到“更進一步”， 讓自己在下次項目中更好的完成客戶的需求，讓客戶更加滿意。